Algemene reisvoorwaarden

Artikel 1: Inleidende bepalingen

1.1 In deze reisvoorwaarden wordt verstaan onder:
Reisorganisator: degene die aan personen, een groep personen en/of bedrijven het volgende aanbiedt:
a. complete pakketreizen, of
b. losse reisonderdelen zoals tickets, vervoer en accommodaties, of
c. begeleide groepsreizen.
Reiziger:
a. de wederpartij van de reisorganisator, of
b. degene te wiens behoeve de reis is bedongen en die dat beding heeft aanvaard, of
c. degene aan wie overeenkomstig artikel 8 van deze voorwaarden de rechtshouding tot de reisorganisator is overgedragen.
Reisovereenkomst:
De overeenkomst waarbij de reisorganisator zich jegens zijn wederpartij verbindt tot het verschaffen van de door hem aangeboden reisonderdelen.

1.2 Deze reisvoorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten in de zin der wet die de reisorganisator sluit met een of meer reizigers.

1.3 Deze reisvoorwaarden kunnen tevens van toepassing worden verklaard op andere reisdiensten zoals accommodatie; autoverhuur; pendelreizen per bus.

1.4. De bedragen die in deze reisvoorwaarden vermeld worden gelden, zover van toepassing, inclusief BTW.

Artikel 2: Totstandkoming en bevestiging reisovereenkomst

2.1 Totstandkoming en bevestiging reisovereenkomst
2.1.1 De reisovereenkomst komt tot stand door aanvaarding door de reiziger van het aanbod van de reisorganisator, inclusief de van toepassing verklaarde reisvoorwaarden. De aanvaarding kan persoonlijk, telefonisch, schriftelijk of via boeking op internet plaatsvinden. Na totstandkoming van de reisovereenkomst ontvangt de reiziger per e-mail zo snel mogelijk, maar binnen 24 uur, een bevestiging hiervan.
2.1.2 Indien de reiziger via internet de boeking maakt richt de reisorganisator het boekingsproces zodanig in dat de reiziger er vóór de aanvaarding op gewezen wordt dat hij een overeenkomst aangaat. Door de bevestiging van de boeking door de reisorganisator is de reiziger aan de reisovereenkomst gebonden.

2.2 De reiziger heeft het recht om binnen 24 uur na de totstandkoming van de reisovereenkomst deze zonder opgave van redenen kosteloos te herroepen tenzij dit recht in de aanbieding is uitgesloten door het gebruik van de term “definitieve boeking”. Onder reiziger wordt in dit verband uitsluitend de hoofdboeker/aanmelder verstaan. De reiziger heeft geen herroepingsrecht in geval de reisovereenkomst wordt gesloten binnen 8 weken voor vertrek.

Artikel 3: Informatie door de reisorganisator

3.1 De reisorganisator zal vóór het sluiten van de reisovereenkomst bekend maken wanneer de reissom (volledig) betaald moet zijn (zie artikel 13.2). De reisorganisator kan een aanbetaling verlangen, de hoogte daarvan maakt hij vóór het sluiten van de overeenkomst bekend (zie artikel 13.1).

3.2 De reisorganisator kan aan het sluiten van een reisovereenkomst de voorwaarde verbinden dat de reiziger een reisverzekering sluit en kan tevens bewijs daarvan verlangen.

3.3 De reisorganisator draagt géén verantwoordelijkheid voor algemene informatie in foto’s, folders, advertenties, websites en andere informatiedragers, als die door derden zijn opgesteld of uitgegeven.

3.4 Indien de aangeboden reis is opgenomen in een (internet) publicatie van de reisorganisator maken de hierin vermelde gegevens deel uit van de overeenkomst tenzij anders aangegeven.

3.5 Informatie door de reisorganisatie met betrekking tot de benodigde documenten
3.5.1 Uiterlijk bij de totstandkoming van de overeenkomst zal de reisorganisator, op de Nederlandse nationaliteit afgestemde informatie, betreffende paspoorten, visa en eventuele formaliteiten op gezondheidsgebied verstrekken. De reiziger is zélf verantwoordelijk om bij de betrokken autoriteiten de nodige aanvullende informatie in te winnen met betrekking tot paspoorten, visaverplichtingen en formaliteiten op gezondheidsgebied en tevens tijdig voor vertrek na te gaan of de eerder verkregen informatie ondertussen niet is gewijzigd.
3.5.2 Indien de reiziger de reis niet (geheel) kan maken wegens het ontbreken van het juiste, geldige document, komt zulks met alle daaraan verbonden gevolgen voor de rekening van de reiziger, tenzij de reisorganisator heeft toegezegd voor dat document te zullen zorgen en het ontbreken daarvan hem kan worden toegerekend of de reisorganisator te kort is geschoten in zijn, in het vorige lid bedoelde, informatieverplichting.
3.5.3 De reiziger is zelf verantwoordelijk voor het bij zich dragen van de benodigde documenten zoals aan alle geldigheidsvereisten voldoend paspoort, of, waar toegestaan, een identiteitskaart en de eventueel vereiste visa en bewijzen van inentingen en vaccinaties.

3.6 Bij vliegvervoer wordt de identiteit van de uitvoerende luchtvaartmaatschappij zodra deze bij de reisorganisator bekend is aan de reiziger bekendgemaakt, uiterlijk bij het ter beschikking stellen van de reisbescheiden. De definitieve vertrek- en aankomsttijden van vervoersonderdelen van de reis worden vermeld in de reisbescheiden.

Artikel 4: Herroeping en opzegging door de reisorganisator

4.1 Het aanbod van de reisorganisator is vrijblijvend en kan, indien nodig, door deze, ook nog na aanvaarding door de reiziger van het aanbod en eventuele bevestiging door de reisorganisator, worden herroepen. Herroeping wegens correctie van fouten in de berekening van de reissom of van andere fouten is toegestaan. De herroeping dient zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen 24 uur (reizen binnen Europa) respectievelijk binnen 48 uur (reizen naar overige bestemmingen) na de dag van aanvaarding te geschieden onder opgaaf van redenen. Als de reiziger het aanbod aanvaardt in het weekend, vangt de termijn voor herroeping door de reisorganisator aan op zondagavond middernacht. De reiziger heeft in dat geval recht op directe restitutie van eventueel betaalde gelden.

4.2 Kennelijke fouten en/of kennelijke vergissingen binden de reisorganisator niet. Dergelijke fouten en vergissingen zijn fouten en vergissingen die, vanuit het perspectief van de gemiddelde reiziger, op het eerste gezicht als zodanig kenbaar zijn of zouden moeten zijn.

4.3 De reisorganisator heeft het recht om de reisovereenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen indien het aantal aanmeldingen kleiner is dan het vereiste minimum aantal. Het minimum aantal aanmeldingen en de opzegtermijn dienen duidelijk vermeld te worden in de reisomschrijving. De opzegging dient binnen de, in de reisomschrijving vermelde, termijn schriftelijk te geschieden.

4.4 Uitsluiting van reizigers
4.4.1 De reisorganisator behoudt zich het recht om de reisovereenkomst niet te aanvaarden of op te zeggen indien de reiziger in het verleden ongepast (reis)gedrag heeft vertoond waarvan melding is gemaakt door de reisbegeleiding en/of medereizigers. 4.4.2 Tevens behoudt de reisorganisator zich het recht om maatregelen tegen reizigers te nemen gedurende de reis indien deze tijdens de reis ongepast (reis)gedrag vertonen. De daar uit voortvloeiende maatregelen die worden genomen worden direct medegedeeld aan de reiziger en de kosten die aan deze maatregelen verbonden zijn, zijn voor rekening van de reiziger.
4.4.3 Reizigers die niet binnen de aangegeven leeftijdscategorie vallen kunnen, na boeking van de reiziger en bevestiging van de reisorganisatie, alsnog uitgesloten worden van deelname door de reisorganisatie.

Artikel 5: Wijzigingen door de reisorganisator

5.1 De reisorganisator kan de reisovereenkomst slechts wijzigen wegens gewichtige omstandigheden die hij de reiziger direct meedeelt. De reiziger kan de wijziging slechts afwijzen indien zij hem tot nadeel van meer dan geringe betekenis strekt.

5.2 De reisorganisator kan de reisovereenkomst ook wijzigen op een wezenlijk punt wegens gewichtige omstandigheden die hij de reiziger direct, d.w.z. zonder enige toerekenbare vertraging aan zijn zijde, meedeelt. De reiziger kan deze wijziging afwijzen.

5.3 Zolang niet de gehele reissom is voldaan, heeft de reisorganisatie het recht om tot 20 dagen voor de dag van vertrek de reissom te verhogen in verband met wijzigingen in de vervoerskosten (met inbegrip van brandstofkosten), de verschuldigde belastingen en heffingen. De reisorganisator dient daarbij aan te geven op welke wijze de verhoging is berekend. De reiziger kan de verhoging afwijzen. Bedoelde wijzigingen zullen ook aanleiding geven tot verlaging van de reissom, tenzij dit, gelet op de daaraan verbonden kosten, in redelijkheid niet van de reisorganisator kan worden gevergd.

5.4 Vanaf de datum waarop de volledige reissom betaald moet zijn volgens de voorwaarden van de reisorganisator en ook daadwerkelijk betaald is, zal de reisorganisator, in afwijking van het bepaalde in lid 5.3, de reissom niet meer verhogen.

5.5 In geval van wijziging van de overeenkomst op een wezenlijk punt doet de reisorganisator direct de reiziger indien mogelijk een alternatief aanbod. Het alternatieve aanbod dient gelijkwaardig te zijn. De gelijkwaardigheid van alternatieve accommodatie moet worden beoordeeld naar objectieve maatstaven.

5.6 Na een afwijzing als in lid 5.2 bedoeld, kan de reisorganisator de reisovereenkomst opzeggen. De reiziger heeft recht op teruggave of kwijtschelding van de reissom of een evenredig deel daarvan indien de reis reeds ten dele is genoten. Ditzelfde recht heeft de reiziger ingeval hij terecht een wijziging die hem tot nadeel van meer dan geringe betekenis strekt heeft afgewezen.

5.7 oorzaken van de wijzigingen
5.7.1 Indien de oorzaak van de wijziging aan de reisorganisator kan worden toegerekend, komt de hieruit voortvloeiende schade van de reiziger voor rekening van de reisorganisator
5.7.2 Indien de oorzaak van de wijziging aan de reiziger kan worden toegerekend, komt de hieruit voortvloeiende schade voor rekening van de reiziger
5.7.3 Indien de oorzaak van de wijziging noch aan de reiziger noch aan de reisorganisator kan worden toegerekend, dragen partijen ieder hun eigen schade.

5.8 De reisorganisator is verplicht de reiziger te informeren over een wijziging in de vertrektijd. Als het gaat om de terugreis van reizigers die hebben geboekt voor uitsluitend vervoer en/of van wie het verblijfadres niet bekend is, zal de reisorganisator zich in redelijkheid inspannen om hen te informeren over deze wijziging.

5.9 De reisorganisator behoudt zich het recht om de reisdatum te wijzigen. De reiziger mag deze wijziging afwijzen en ontvangt zo snel mogelijk de (aanbetaalde) reissom terug.

Artikel 6: Aansprakelijkheid reisorganisator

6.1 De aansprakelijkheid voor schade die de reiziger lijdt, is beperkt tot driemaal de reissom tenzij de reisorganisator de dienst zelf verricht en/ of als er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van de reisorganisator. De reisorganisator kan zijn aansprakelijkheid voor schade, veroorzaakt door dood of letsel van de reiziger, niet uitsluiten of beperken.

6.2 Een tekortkoming in de nakoming van een verbintenis die hem kan worden toegerekend, verplicht de reisorganisator mede tot vergoeding van ander nadeel dan vermogensschade, voor zover door die tekortkoming derving van reisgenot is veroorzaakt. Deze vergoeding bedraagt ten hoogste eenmaal de reissom.

6.3 Indien op een, in de reisovereenkomst, begrepen dienst een verdrag of een Verordening van de EU van toepassing is, kan de reisorganisator zich beroepen op een uitsluiting of beperking van aansprakelijkheid die dat verdrag of Verordening aan een dienstverlener als zodanig toekent of toestaat.

Artikel 7: Hulp en bijstand

7.1 De reisorganisator is naar gelang de omstandigheden verplicht de reiziger hulp en bijstand te verlenen, indien de reis niet verloopt overeenkomstig de verwachtingen die de reiziger op grond van de overeenkomst redelijkerwijs mocht hebben. De daaruit voortvloeiende kosten zijn voor rekening van de reisorganisator, indien de tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst hem is toe te rekenen.

7.2 Indien de oorzaak aan de reiziger is toe te rekenen, is de reisorganisator tot verlening van hulp en bijstand slechts verplicht voor zover dat redelijkerwijs van hem kan worden gevergd. De kosten zijn in dat geval voor rekening van de reiziger.

7.3 Indien de reis niet verloopt overeenkomstig de verwachtingen die de reiziger op grond van de overeenkomst redelijkerwijs mocht hebben wegens omstandigheden die noch aan de reiziger noch aan de reisorganisator zijn toe te rekenen, draagt ieder zijn eigen schade. Voor de reisorganisator bestaat deze o.a. uit de extra inzet van menskracht; voor de reiziger bestaat deze o.a. uit extra verblijf- en repatriëringskosten.

8.4. De reisorganisator is evenmin aansprakelijk indien en voor zover de reiziger zijn schade heeft kunnen verhalen uit hoofde van een door hem afgesloten verzekering, zoals bijvoorbeeld een reis-en/of annuleringsverzekering.

Artikel 8: Informatie door de reiziger

8.1 De reiziger verstrekt tijdig voor het sluiten van de overeenkomst alle gegevens omtrent hemzelf en de door hem aangemelde reizigers die van belang kunnen zijn voor het sluiten of de uitvoering van de overeenkomst. Daartoe behoren in ieder geval de namen zoals vermeld op zijn geldige identiteitsbewijs, geslacht, geboortedatum(data), mobiele telefoonnummer(s) en emailadres(sen).

8.2 De reiziger vermeldt bijzonderheden die van belang kunnen zijn voor een goede uitvoering van de reis door de reisorganisator omtrent zijn eigen lichamelijke en geestelijke toestand alsmede omtrent de hoedanigheid of de samenstelling van de door hem aangemelde groep reizigers. Door elke reiziger dient een, door de reisorganisator opgestelde, gezondheidsverklaring voor akkoord gegeven te worden. Deze informatie is enkel voor gebruik van de reisorganisator en wordt niet gedeeld met derden.

8.3 Indien de reiziger in zijn informatieplicht tekortschiet kan dit tot gevolg hebben dat deze reiziger(s) door of namens de reisorganisator van (verdere) deelname aan de reis wordt (worden) uitgesloten. In dat geval worden alle hiermee gemoeide kosten aan de reiziger in rekening gebracht.

8.4 De reiziger kan zowel om medische redenen als om andere redenen de reisorganisator verzoeken om het reisaanbod te wijzigen. De reisorganisator is niet verplicht aan een dergelijk verzoek gehoor te geven doch als hij dat doet is de reiziger verplicht de aan de wijziging verbonden kosten te vergoeden.

Artikel 9: Rechten van de reiziger

9.1 Indeplaatsstelling
9.1.1 De reiziger kan aan de reisorganisator verzoeken zich te laten vervangen door een ander. Daarvoor gelden de volgende voorwaarden:
• de ander voldoet aan alle aan de overeenkomst verbonden voorwaarden; en
• het verzoek wordt uiterlijk 7 kalenderdagen vóór vertrek ingediend, dan wel zo tijdig dat de benodigde handelingen en formaliteiten nog kunnen worden verricht; en
• de voorwaarden van de bij de uitvoering betrokken dienstverleners verzetten zich niet tegen deze indeplaatsstelling. Ingeval het verzoek niet kan worden ingewilligd, zal de reisorganisator dat met redenen omkleed aan de reiziger meedelen.

9.1.2 De aanmelder, de reiziger en degene die hem vervangt zijn hoofdelijk aansprakelijk tegenover de reisorganisator voor de betaling van het nog verschuldigde gedeelte van de reissom, de wijzigingskosten en de eventuele extra kosten als gevolg van de vervanging.

9.2 Reisbescheiden
9.2.1 De reisorganisator geeft in de bevestiging aan op welk tijdstip en op welke wijze hij de reisbescheiden aan de reiziger ter beschikking zal stellen.

9.2.2 Indien de reiziger op het door de reisorganisator meegedeelde tijdstip, doch uiterlijk 5 werkdagen voor vertrek nog geen reisbescheiden ontvangen heeft, meldt hij dit onverwijld aan de reisorganisator of het boekingskantoor.

Artikel 10: Verplichtingen van de reiziger

10.1 De reiziger is verplicht tot naleving van alle aanwijzingen door of namens de reisorganisator gegeven en is aansprakelijk voor schade veroorzaakt door zijn gedragingen. Dit te beoordelen naar de maatstaf van het gedrag van een correcte reiziger.

10.2 De reiziger die zodanig hinder of overlast oplevert of kan opleveren, dat een goede uitvoering van de reis daardoor wordt bemoeilijkt of kan worden bemoeilijkt, kan door de reisorganisator van (voortzetting van) de reis worden uitgesloten, indien van de reisorganisator in redelijkheid niet kan worden gevergd dat de overeenkomst wordt nagekomen. De hieruit voortvloeiende kosten komen voor rekening van de reiziger.

10.3 De reiziger is verplicht eventuele schade te vermijden en zo veel mogelijk te beperken. Schade aangebracht door reizigers wordt verhaald op de aansprakelijkheidsverzekering van de reiziger.

10.4 Iedere reiziger dient uiterlijk 24 uur vóór het aangegeven tijdstip van vertrek van de terugreis zich van het exacte tijdstip van vertrek te vergewissen.

10.5 De reiziger is verplicht om een reisverzekering af te sluiten, waarin alle onderdelen die deel uit maken van de geboekte reis verzekerd zijn.

Artikel 11: Opzegging door de reiziger

11.1. De reiziger kan de reisovereenkomst opzeggen. Doet hij dat dan is hij verplicht om aan de reisorganisator de schade te vergoeden die deze ten gevolge van de opzegging lijdt. Deze bedraagt maximaal eenmaal de reissom.

11.2 De reisorganisator kan deze schade fixeren op vaste percentages van de reissom afhankelijk van het tijdstip van opzegging (annuleringskosten). Deze percentages dient de reisorganisator voorafgaand aan het sluiten van de reisovereenkomst aan de reiziger kenbaar te maken.

11.3 De reiziger die de reisovereenkomst opzegt, is gehouden deze annuleringskosten te voldoen, tenzij hij aannemelijk maakt dat de schade van de reisorganisator lager is uitgevallen. In dat geval zal de reisorganisator deze lagere schade in rekening brengen. Onder schade wordt verstaan geleden verlies en gederfde winst.

Artikel 12: Annulering en wijziging door de reiziger

12.1 Indien de reisovereenkomst door de reiziger wordt geannuleerd, is de reiziger naast eventueel verschuldigde reserveringskosten en de GGTO-bijdrage, de volgende annuleringskosten verschuldigd.
* Tot 8 weken voor vertrek: 35% van de reissom
* Van 8 tot 4 weken voor vertrek: 75% van de reissom
* Binnen 4 weken tot vertrek: 100%

12.2 Indien de reiziger een wijziging in de bestaande boeking wilt maken dient hij dit schriftelijk aan te vragen. Per wijziging wordt er een bedrag van € 25,- berekend, naast eventuele wijzigingskosten die door derden zoals hotels, touroperators of vervoersbedrijven worden berekend. Een wijziging houdt in dat er een verandering in de bestaande boeking plaatsvindt en niet een overboeking naar een andere reis. Indien dat wel het geval is kunnen er annuleringskosten van toepassing zijn.

Artikel 13: Betaling

13.1. Bij het tot stand komen van de reisovereenkomst dient een aanbetaling van 25% van de totale overeengekomen reissom te worden voldaan. Dit bedrag dient binnen 5 werkdagen op de rekening van de reisorganisator bijgeschreven te zijn. Tevens moeten kosten voor eventuele verzekeringen en andere opties, zoals vermeld in de reisomschrijving, binnen 5 werkdagen worden voldaan.

13.2 Het restant van de reissom dient uiterlijk 8 weken voor vertrek voldaan te zijn.

13.3 De vermelde reissom geldt per persoon. Alle inbegrepen kosten zijn gepubliceerd in de reisomschrijving.

13.4 De reiziger die niet op het door de reisorganisator vermelde tijdstip (artikel 13.1) aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan is van rechtswege in verzuim.

13.5. Indien (tijdige) betaling uitblijft, wordt de reiziger aangemaand door of namens de reisorganisator en wordt hem een termijn gesteld van 7 dagen om alsnog aan zijn verplichtingen te voldoen. Als betaling ook dan uitblijft wordt de overeenkomst geacht te zijn geannuleerd per deze datum. De reeds betaalde gelden worden met de annuleringsgelden verrekend.

13.6. De reiziger die niet tijdig heeft betaald is over het verschuldigde bedrag vanaf de datum van verzuim de wettelijke rente verschuldigd. Voorts is hij na aanmaning gehouden tot vergoeding van de buitengerechtelijke incassokosten van lid 13.7.

13.7. De buitengerechtelijke kosten bedragen maximaal 15% over een reissom tot € 2500,- -; 10% over de daarop volgende € 2500,–; 5% over de volgende € 5000,– en 1% over het meerdere. De reisorganisator kan ten voordele van de reiziger afwijken van genoemde bedragen en percentages.

Artikel 14: Klachten

 

14.1 Klachten over de uitvoering van de overeenkomst dienen ter plaatse zo spoedig mogelijk gemeld te worden zodat naar een oplossing kan worden gezocht. Daarvoor moet de reiziger zich – in deze volgorde – melden bij:
1. de betrokken dienstverlener;
2. de reisleiding of, als deze niet aanwezig of bereikbaar is;
3. de reisorganisator.

14.2 Indien de tekortkoming niet wordt opgeheven en afbreuk doet aan de kwaliteit van de reis moet deze in ieder geval onverwijld, d.w.z. zonder enige toerekenbare vertraging, worden gemeld bij de reisorganisator in Nederland.

14.3. Als een tekortkoming ter plaatse niet bevredigend wordt opgelost, zorgt de reisorganisator voor de mogelijkheid om deze in de vorm van een klacht te laten registreren (klachtrapportage).

14.4 Indien de reiziger niet aan de meldingsplicht en de registratie van de klacht op de door de reisorganisator aangegeven wijze heeft voldaan en de dienstverlener of de reisorganisator daardoor niet in de gelegenheid is gesteld de tekortkoming te verhelpen, kan zijn eventuele recht op schadevergoeding (gedeeltelijk) komen te vervallen. Na de reis

14.5 Als een klacht niet tot tevredenheid wordt opgelost, moet deze zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee maanden na afloop van de reis (c.q. de genoten dienst) of na de oorspronkelijke vertrekdatum als de reis geen doorgang heeft gevonden, op de voorgeschreven wijze worden ingediend. Indien beschikbaar voegt de reiziger een kopie van het klachtrapport daarbij.

14.6 Als de klacht de totstandkoming van een overeenkomst betreft, dient deze zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee maanden na kennisname door de reiziger van de feiten waarop de klacht betrekking heeft, schriftelijk te worden ingediend.

14.7 Indien de reiziger de klacht niet tijdig indient, wordt deze niet in behandeling genomen, tenzij de reiziger redelijkerwijs geen verwijt treft.

14.8 De reisorganisator zal uiterlijk één maand na ontvangst van de klacht een inhoudelijke reactie geven.

Artikel 15: Bijdrage garantiefonds

15.1 Voor elke boeking wordt door de reiziger een bedrag van € 15,- betaald ten bate van het Garantiefonds van de Stichting GGTO. In het geval van financieel onvermogen van de reisorganisatie wordt vanuit deze gelden repatriëring cq. de reeds betaalde reissom teruggestort. Hierdoor ben je als je boekt bij Your Perfect Trip zeker van een goede afhandeling.

Artikel 16: Beeldmateriaal

16.1 Tijdens de reis gemaakte beeld- en/of geluidsopnamen mogen ten alle tijden gepubliceerd worden op de website en/of andere mediakanalen van Your Perfect Trip. Your Perfect Trip behoudt zich het recht om deze beeld- en/of geluidsopnamen voor promotionele doeleinden te gebruiken op andere kanalen dan de eigen kanalen van Your Perfect Trip. Indien de reiziger bezwaar heeft tegen dit gebruik, dient dit schriftelijk, voorafgaand aan de betreffende reis, te worden gemeld.